Mein Wa(h)renhaus

Den folgenden Kommentar habe ich heute für die Sendung “17-20, der Soundtrack zum Tag” geschrieben und veröffentlicht.

Wenn ich mich morgens an meinen Schreibtisch setze, checke ich als erstes meine neuen E-Mails, damit ich immer auf dem Laufenden bin, was sich während meiner Abwesenheit vom Computer ereignet hat. Das aber ist grund falsch, zumindest sagt das der belgische Kommunikationsspezialist Gunnar Michielssen. Daher hat er für den heutigen Tag zum zweiten mal den E-Maillosen Freitag in Flandern und den Niederlanden ausgerufen. Privatpersonen, aber vor allem Arbeitnehmer sollen einen Tag lang keine E-Mails lesen und damit für einen besseren Umgang mit dem neuen Medium eintreten. Denn pro Tag werden weltweit rund 40 Milliarden E-Mails versendet, also 6 im Durchschnitt von absolut jedem Erdenbürger. Rund 90 Prozent des E-Mailaufkommens besteht aus Spam, also unerwünschten Werbemails. Das ist aber nicht der Hauptgrund für Michielssens Initiative. Jedes Checken neuer Nachrichten hält einen Arbeitnehmer rund 2 Minuten lang von seiner wichtigen Arbeit ab, selbst wenn das Lesen der E-Mails nur wenige Sekunden dauert, sagt der Kommunikationsexperte. Wer jede viertel Stunde nach E-Mails schaue, sei bis zu 30 Minuten pro Tag von seiner eigentlichen Arbeit abgelenkt. Am Schlimmsten sei es aber, auf jedes Signal des E-Mailprogramms unverzüglich zu reagieren, das eine neu eingetroffene Nachricht anzeigt. Vorsichtigen Schätzungen zufolge könnte die Arbeitsablenkung jeden Betrieb pro Arbeitnehmer und Jahr 3000 Euro kosten, das sind rund 1,7 Prozent des Bruttoinlandsprodukts in den Niederlanden, und die Qualität der persönlichen Kundenbetreuung leide erheblich. Denn dauerndes E-Mail-Lesen erzeugt Druck, man wird getrieben, anstatt seinen Arbeitstag selbst zu kontrollieren, sagt Michielssen. Der E-Maillose Freitag, mit dem Firmen in den USA übrigens durchaus bereits positive Erfahrungen gemacht haben, kann natürlich nur ein erster Schritt sein. “Wer einen Tag lang sein Outlook oder Lotus Notes nicht aufruft, lernt an diesem Tag eine Lektion, die er auch den Rest des Jahres nicht mehr vergessen wird”, erklärt der kommunikationsspezialist überzeugt. E-Mails sind nach Michielssens Ansicht nämlich schnell geschrieben und verschickt, auch wenn der Inhalt nicht besonders wichtig ist. Daher sollte man seiner Meinung nach immer den Vergleich mit dem Telefon ziehen und sich die Frage stellen: “Würde ich meinen Kollegen für diese Mitteilung auch anrufen?” Wenn nicht, sei auch das Versenden der E-Mail überflüssig.

Natürlich will Gunnar Michielssen die Zeit nicht zurückdrehen und die E-Mail abschaffen. Es geht ihm lediglich darum, auch für E-Mails eine eigene Kommunikationskultur zu entwickeln. Einen Leitfaden, wie man mit seinen Mails sinnvoll umgehen sollte, hat er bereits geschrieben. Zu seinen 10 Geboten zählen Ratschläge wie: “Rufe deine E-Mails nur drei mal am Tag ab, und das erste mal erst, wenn du deine vorrangige Arbeit erledigt hast.” Oder: “Schreibe das Wichtigste in die Betreffzeile, sodass der Empfänger die Mail möglicherweise gar nicht mehr öffnen muss, um das Wichtigste zu erfahren”, oder: “leere deine Inbox drei mal pro Tag, sie ist keine Todo-Liste”, und schließlich: “Verschicke keine dringenden Nachrichten. Damit verpflichtest du andere Menschen, ständig ihre Inbox zu kontrollieren. Wenn es so wichtig ist, dass es nicht ein paar Stunden warten kann, nutze das Telefon.”

Mit Sicherheit hat Gunnar Michielssen durch seine Initiative zum Nachdenken angeregt. Ich kenne das Gefühl auch, von den noch zu bearbeitenden E-Mails getrieben und gehetzt zu sein. Ob Michielssens Vorstoß allerdings Erfolg beschieden sein wird, darf man durchaus bezweifeln. Denn in der Regel wird ein Telefonanruf von den Meisten Arbeitnehmern als viel störender empfunden als eine E-Mail. Und zwar mit der durchaus interessanten Begründung, dass man sich bei der E-Mail ja aussuchen könne, wann man sie lese. Gut wäre, wenn man diesen Überlegungen dann auch Taten folgen lassen würde.

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Autor: Jens Bertrams